Asociatyvi Unsplash nuotr.

Sandėlis – ne tik prekių laikymo vieta, bet ir gyvybiškai svarbi verslo grandis. Deja, daugelis sandėlių vis dar dirba pasenusiomis metodikomis: rankinė apskaita, popieriniai užrašai, nesusietos sistemos. Iš pažiūros smulkios klaidos ir neefektyvūs procesai tyliai ryja darbuotojų laiką ir pelną.

Šiame straipsnyje peržvelgiami 5 pagrindiniai sandėlio valdymo procesai, dėl kurių prarandamas pelnas, ir parodoma, kaip moderni sandėlio valdymo sistema (WMS) SCExpert (Made4net, LLC) padeda šias problemas išspręsti. Šią inovatyvią sandėlio valdymo programą diegia ir prižiūri UAB „Verslo konsultavimo grupė“ (VKG).

Netiksli atsargų apskaita – tylus pelno priešas

Netvarkinga atsargų apskaita yra viena dažniausių „nematomų“ nuostolių priežasčių. Jei prekės apskaitoje egzistuoja, o realybėje jų nerandama (arba atvirkščiai – guli sandėlyje, bet nėra sistemoje), pasekmės neišvengiamos: prarasti pardavimai (klientui negalite parduoti to, ko „nėra“), vėluojantys užsakymų vykdymai ir nepatenkinti klientai.

Remiantis „IBM“ tyrimu, net 43 % mažų ir vidutinių įmonių patiria finansinius nuostolius būtent dėl netikslios atsargų apskaitos. Sandėlio valdymo sistema šią problemą sprendžia realaus laiko inventorizacijos funkcija. WMS nuolat automatiškai atnaujina duomenis apie prekių likučius kiekvieną kartą, kai prekės priimamos, perkeliamos ar išsiunčiamos iš sandėlio. Tai leidžia visada tiksliai žinoti, kiek ir kokių prekių turite sandėlyje, išvengti atsargų trūkumo ar pertekliaus.

Optimizavus atsargų lygį, sumažėja „įšaldytų“ pinigų sandėlyje, greičiau reaguojama į klientų poreikius, o vadovai gali priimti pagrįstus sprendimus dėl prekių papildymo ar perkėlimo. Trumpai tariant, WMS panaikina „aklas zonas“ atsargų apskaitoje – nelieka dingusių prekių ir netikėtų trūkumų, kurie tiesiogiai kerta per pelną.

Neoptimizuotas prekių išdėstymas ir lėtas surinkimas – švaistomas laikas ir pinigai

Laikas sandėlyje yra pinigai. Jei darbuotojai gaišta brangų laiką ieškodami prekių dėl nelogiško prekių išdėstymo ar stokodami aiškių instrukcijų, įmonė praranda efektyvumą ir pelną. Dažna situacija – populiariausios prekės sukrautos tolimiausiuose kampuose, o retai judančios užima vietą patogiausiose vietose. Dėl to užsakymų surinkimas užtrunka ilgiau nei turėtų, didėja darbo sąnaudos.

Tyrimai rodo, kad optimizavus prekių išdėstymą sandėlyje, užsakymų surinkimo laikas gali sutrumpėti iki 30%. Sandėlio valdymo programa padeda šį procesą tobulinti keliais būdais.

Pirma, WMS leidžia atlikti analizę ir racionaliau išdėstyti prekes: dažniausiai užsakomas SKU laikyti arčiau komplektavimo zonų, rečiau judančius – toliau.

Antra, WMS suteikia darbuotojams aiškias skaitmenines instrukcijas, kokias prekes paimti ir iš kur. Sistema gali optimizuoti surinkimo maršrutus – darbuotojai eina trumpiausiu keliu, nebeklaidžiodami tarp lentynų. Rezultatas – greitesnis komplektavimas ir mažiau nuovargio.

Kai įmonė per tą patį laiką paruošia daugiau užsakymų, tiesiogiai auga ir pelningumas. Be to, klientai džiaugiasi greitesniu aptarnavimu.

Per daug rankinio darbo – klaidos, kainuojančios brangiai

Žmogiškos klaidos sandėlyje kainuoja brangiau, nei gali pasirodyti iš pirmo žvilgsnio. Pavyzdžiui, suklydus surenkant užsakymą ir išsiuntus ne tą prekę, tenka padengti grąžinimo bei pakartotinio siuntimo išlaidas, kenčia reputacija. Sandėliuose, kuriuose procesai vis dar valdomi popieriumi ar „Excel“ lentelėmis, klaidos yra beveik neišvengiamos – darbuotojas gali neteisingai perskaityti kodą, supainioti prekių kiekius ar vietas. Kiekviena tokia klaida – tai tiesiogiai iš įmonės kišenės ištraukti pinigai.

WMS diegimas ženkliai sumažina žmogiškųjų klaidų tikimybę. Naudojant barkodų skenerius ir mobiliąsias darbo priemones, duomenys suvedami tiksliai, o darbuotojai gauna aiškias užduotis realiuoju laiku. Automatizuotas komplektavimas padeda sumažinti klaidų skaičių ir padidina darbo našumą. Kai sistemos “veda už rankos”, darbuotojams nereikia spėlioti – mažiau sumaišties, mažiau netikslumų. Trumpėja naujų darbuotojų apmokymo laikas.

Chaotiškai valdomi grąžinimai – paslėpti nuostoliai

Prekių grąžinimai yra neišvengiama verslo dalis, tačiau netvarkingas grąžinimų proceso valdymas gali tapti dar viena pelno nutekėjimo vieta. Jei sandėlyje neaišku, kur dėti grąžintas prekes, ar jos tinkamos pakartotinai parduoti, koks jų statusas sistemoje – kyla sumaištis. Grąžintos prekės gali ilgai užsigulėti neapskaitytos, užimdamos vietą ir nenešdamos pajamų, arba dar blogiau – visai “dingti” be pėdsako apskaitoje ar po tam tikro laiko tapti netinkamos prekybai. Visa tai didina nuostolius.

Statistika rodo, kad įmonės, turinčios aiškiai struktūrizuotą grąžinimų procesą, sutaupo iki 20% operacinių kaštų, susijusių su prekių grąžinimu. WMS padeda suvaldyti grąžinimus sklandžiau: kiekviena grįžusi prekė užregistruojama sistemoje, priskiriamas jos statusas (grąžinama į sandėlį, brokas, persiuntimas tiekėjui ar kt.), ir nukreipiama aiškiai nustatytu keliu. Tai reiškia, kad parduoti tinkamos prekės greitai grįžta į prekybą (taigi, vis dar gali uždirbti pajamų), o brokuotos – tinkamai nurašomos ar sandėliuojamos atskirai.

Duomenų analizės stoka – sprendimai „iš oro“

Sprendimų priėmimas remiantis nuojauta ar pavieniais incidentais – dar vienas būdas prarasti pelną sandėlyje. Kai vadovai nematuoja ir neseka svarbių rodiklių (kaip antai: atsargų apyvartumas, užsakymų įvykdymo laikas, klaidų dažnis, darbuotojų našumas), jie nežino realios situacijos.

Tada sprendimai priimami tarsi „iš oro“ – spėjama, kur slypi problema, užsakoma per daug ar per mažai prekių, neteisingai paskirstomas darbo krūvis. Toks aklas valdymas veda prie perteklinių atsargų, užsakymai stringa, o procesų „butelio kakliukai“ lieka neišspręsti.

Sandėlio valdymo sistema surenka ir pateikia visus reikalingus duomenis suprantamomis ataskaitomis. Vadovas mato realų vaizdą: kurios prekės juda lėtai (gal mažinti jų atsargas?), kurie užsakymai vėluoja, kuriose grandyse darbuotojai gaišta daugiausia laiko.

Naudodami WMS analitines ataskaitas, įmonės gali greitai identifikuoti silpnąsias vietas, optimizuoti darbo eigą ir priimti pagrįstus sprendimus laiku. Pavyzdžiui, duomenys gali parodyti, kad tam tikru metu nuolat trūksta darbuotojų – tuomet galima iš anksto planuoti papildomas pamainas. Arba matyti, jog kai kurios prekės sandėlyje užsiguli mėnesiais – vadinasi, reikia mažinti jų užsakymus arba taikyti akcijas joms išparduoti. Toks duomenimis grįstas valdymas tiesiogiai didina pelningumą, nes išvengiama neefektyvumo ir greitai reaguojama į pokyčius.

Nors šie penki procesai – tik dalis visų sandėlio operacijų, būtent jie dažniausiai „praryja“ didžiausią dalį pelno, kai yra netvarkomi. Sandėlio valdymo sistema veikia kaip visapusiškas sprendimas, padedantis suvaldyti chaosą ir įvesti tvarką: automatizuoti procesai mažina klaidas, didina našumą, o realaus laiko duomenys užtikrina sklandų sprendimų priėmimą.

Konkurencinėje rinkoje (ypač augant e.komercijai) įmonės Lietuvoje nebegali sau leisti ignoruoti šių efektyvumo rezervų. Kaip pažymi VKG sandėlių automatizavimo profesionalai, investicija į gerai pritaikytą WMS atsiperka greičiau nei bet kuri kita operacinė priemonė. Vietoj to, kad toliau „lopytumėte skyles“ ir skaičiuotumėte nuostolius, verta apsvarstyti WMS diegimą – tai strateginis žingsnis, padedantis apsaugoti pelną ir įgyti konkurencinį pranašumą.